.png)
يعتقد الكثير من الأشخاص أن كتابة الوصف الوظيفي عملية سهلة يمكن تفويضها للمبتدئين أو في أسوأ الظروف تنزيل بعض الملفات الموجودة عبر الإنترنت وتعديلها بما يتوافق مع المسمى الوظيفي الذي تُقدمه. ولكن في الحقيقة، الأمر أعقد من ذلك بكثير؛ لأن طريقة كتابة الوصف الوظيفي تعتمد اعتمادًا رئيسيًا على العديد من العوامل، مثل:
وإذا فكرت معي هنا، ستجد أن هذه العناصر تختلف من شركةٍ إلى أخرى. لذا، من المهم أن تتوافق طريقة الكتابة مع هوية علامتك التجارية وروح شركتك؛ لأن كل التفاصيل التي تُرفقها في وصفك الوظيفي مؤثرة.
والسؤال الذي يطرح نفسه هنا: كيف تكتب وصفًا وظيفيًا احترافيًا لمختلف الوظائف المتاحة في شركتك؟والخبر الجيّد أن إجابة هذا السؤال وأكثر معي في الأسطر القادمة، لذا تابع قراءتك بعناية.. جاهز؟
يمكننا تعريف الوصف الوظيفي هنا على أنه وثيقة مُنظمة تُحدد الواجبات والمسؤوليات والمتطلبات الأساسية لإحدى الوظائف في شركتك. يُساعد الوصف الوظيفي كلًا من الشركات والموظفين المترشحين على فهم المنصب الوظيفي وتوقعاته، وهو بذلك يبني اتفاقًا مبدئيًا على الشروط والواجبات.
وينبغي عند كتابة الوصف الوظيفي الإشارة إلى العديد من التفاصيل المهمة، مثل:
تُوفِّر الأوصاف الوظيفية المعلومات اللازمة للمرشحين؛ مما يساعدهم على اتخاذ قرار التقدم إلى الوظيفة أو استبعادها إذا لم يمتلكوا الخبرة الكافية أو لم تتوافق معهم مهام الدور الوظيفي. ونتيجةً لذلك، يقل عدد الطلبات العشوائية التي قد تُستقبل عند نشر وظيفة متاحة دون وجود وصف وظيفي دقيق لما هو متوقع من المترشحين.
أضف إلى ذلك، تساعد الأوصاف الوظيفية على تقييم المرشحين بناءً على معايير موضوعية وواضحة للجميع؛ مما يزيد من شفافية عمليات التقديم في شركتك ويُساندك في أثناء المقابلات الشخصية. ويمتد دور الوصف الوظيفي إلى ما هو أبعد من ذلك؛ إذ تستخدمه العديد من الشركات في متابعة الإنتاجية وتقييم الأداء الوظيفي وتحليل مخرجات العمل؛ لأنه يوفر إطارًا محددًا يُسهِّل من اكتشاف المناطق التي يعجز الموظف عن تأديتها.
باختصار، يُوفِّر وصف العمل تفاصيل كافية للمرشحين لتحديد ما إذا كانوا مناسبين للمنصب أم لا. ووفقًا لأحد استطلاعات الرأي، فإن 52% من الباحثين عن عمل يرون أن جودة الوظف الوظيفي تُؤثر بصورة كبيرة على قرارهم بالتقدم إلى الوظيفة!
وفي نهاية هذه الفقرة، دعني أقتبس هنا ما قاله رجل الأعمال Laszlo Bock في كتابه المشهور والمميز Work Rules: «كلما كان الوصف الوظيفي أكثر وضوحًا وتحديدًا، زادت احتمالية جذب المرشحين المهتمين حقًا بالدور والذين لديهم المهارات المناسب لتأديته على أكمل وجه».
وهذا ما يؤكده أيضًا المؤلف الأمريكيّ المتخصص في إدارة الأعمال Patrick Lencioni؛ إذ قال في كتابه The Ideal Team Player: «يساعد الوصف الوظيفي الدقيق في جذب لاعبي الفريق الذين يتوافقون مع ثقافة الشركة وقيمها. وهذا التوافق أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح والانسجام على المدى الطويل داخل الفريق».
يَكمن نجاح كتابة الوصف الوظيفي في خلق توازن كافٍ بين تقديم المعلومات اللازمة لجعل المرشح يفهم مؤسستك بعمق مع إبقاء الوصف مُوجَزًا ومختصرًا بما يكفي دون أن يُشتت المتقدمين أو يُعجزهم.
ووفقًا لإحدى الإحصاءات، فإن 30% من الأوصاف الوظيفية التي تُحقق التوازن المُشار إليه تتراوح بين 700 إلى 2000 حرف. لكن ضع في حسبانك أن هذا العدد قد يختلف اعتمادًا على مهام الدور الوظيفي والمسؤوليات المطلوبة.
وفيما يلي أهم النصائح التي يُفضل اتباعها عند كتابة الوصف الوظيفي..
اختر المسمى الوظيفي الواضح والدقيق، وضمِّن فيه العبارات الرئيسية التي تصف الدور الوظيفي. ويُنصح هنا باختيار عنوان مُوجز من كلمة إلى 4 كلمات يتسق مع مهام المنصب المُعلن والمسميات الوظيفية المُتعارف عليها في السوق. ويرجع ذلك إلى أن 36% من الباحثين عن عملٍ يستخدمون عناوين الوظائف المُتعارف عليها للبحث عن الوظائف التي تهمهم، لذلك من المهم أن تُوازن بين دقة المسمى الوظيفي وشهرته.
قَدِّم في هذه الخطوة نظرة عامة عن أهداف الدور الوظيفي في ثلاث إلى أربع جمل دقيقة وواضحة. لاحظ أن هدف هذا الجزء هو الإجابة عن سؤال: «لماذا تُوجد هذه الوظيفة؟ ولماذا تحتاجها في شركتك؟».
يهدف هذا الجزء من كتابة الوصف الوظيفي إلى تزويد المتقدمين بنظرة عامة حول مهام المنصب ومسؤولياته. من المهم إرفاق جميع التفاصيل الأساسية وكتابتها كتابةً واضحة تخلو من الأخطاء التنسيقية والإملائية. وتذكر هنا ما قاله مؤلفو كتاب First, Break All the Rules:
«يضمن الوضوح في التوصيف الوظيفي أن يعرف كل موظف ما هو متوقع منه. وهذا الوضوح ضروري لجذب المواهب المناسبة وإعدادهم لتحقيق النجاح».
وفيما يلي مجموعة من النصائح السريعة التي يُمكنك الاسترشاد بها:
لاحظ أنه ينبغي عليك ترتيب هذه المهام والنقاط المذكورة بناءً على أهميتها أو عدد مرات إنجازها في نقاط منفصلة تتراوح بين 4 إلى 7 مهام محددة تقريبًا. لذلك، من المهم أن تتعرف بدقة على احتياجاتك وتتمكن من ترتيب هذه المهام وفقًا لمتطلباتك الوظيفية. بعد ذلك، اتبع ما يأتي:
ويساعدك الجدول التالي في تقدير النسبة المئوية للوقت المطلوب لكل مهمة:
تشير هذه الجزئية من كتابة الوصف الوظيفي إلى المهارات المطلوبة والمؤهلات الضرورية للمتقدمين، بما في ذلك مستوى التعليم وعدد سنوات الخبرة والقدرات الفردية المُفضلة. حاول أن تُركز هنا على الحد الأدنى للمؤهلات المُرادة، وتجنب إرهاق المتقدمين بكل التفاصيل التي قد تُشتتهم.
وفيما يلي أهم العناصر التي يجب ذكرها عند كتابة وصف العمل:
حدد هنا المتطلبات التعليمية للموظفين المثاليين. اذكر اسم الشهادة الجامعية التي تُفضلها وتجدها ذات صلة بمجال وظيفتك المتاحة. أَشِر أيضًا إلى الدرجات التعليمية التي تبحث عنها. ويجب أن تذكر أي شهادات إضافية تراها ضرورية لتعزيز نجاح الموظف في هذا الدور الوظيفي.
حلل مهام وظيفتك التي ترغب في الإعلان عنها، واسأل نفسك: ما أهم الصفات التي يجب أن يتصف بها المرشحون المثاليون؟ ثم رَتِّب هذه الصفات تبعًا لأهميتها واذكرها في وصفك الوظيفي؛ حتى يمتلك المرشح المتقدم فهمًا كافيًا لتوقعاتك.
ولاحظ هنا أن مفهوم المعرفة ينقسم إلى ثلاثة أقسام:
وبناءً على هذه المعطيات، حَدِد نوع المعرفة التي تريدها في هذا الدور الوظيفي واذكر تفاصيلها في الوصف. وتذكر ما قاله Patrick Lencioni: «نحن بحاجة إلى توظيف الأشخاص المتعطشين إلى تنمية مهاراتهم وتطويرها؛ لأنهم يتجاوزن ما هو مطلوب ويتحمسون للعمل الذي يقومون به أكثر من الآخرين».
عيِّن عدد سنوات الخبرة المطلوبة. يمكن أن تُقيس خبرة الموظف بعدد السنوات أو بعدد المشاريع المرتبطة بمجال شركتك ومهام الوظيفة.
أضف في هذا القسم المهارات الشخصية التي تراها ضرورية في الموظف المرشح. من المهم أن تُركز هنا على إظهار ثقافة شركتك والمهارات التي تتوافق معها؛ لأن هناك العديد من المرشحين الذين يتقدمون إلى الوظائف بعشوائية دون النظر إلى مدى توافق ثقافة الشركة معهم.
وهذا ما يُؤكده Patrick بقوله: «سيحاول العديد من الأشخاص الحصول على وظيفة حتى لو كانوا لا يتناسبون مع القيم المعلنة للشركة».. ويخبرنا Patrick بأن حل هذه المشكلة يكمن في تقديم المعلومات اللازمة لعملية المتابعة وتقييم الأداء ونظام المحاسبة في شركتك؛ إذ يقول« لكن القليل جدًا منهم سيفعلون ذلك إذا علموا أنهم سيتعرضون للمساءلة، يومًا بعد يوم، عن أي سلوكيات تنتهك قيم الشركة».
وفيما يلي مجموعة من أهم المهارات الشخصية التي يُمكنك تضمينها عند كتابة الوصف الوظيفي:
تختلف المؤهلات المفضلة عن المؤهلات المطلوبة في أنها ليست شرطًا أساسيًا للقبول في الوظيفة، ولكنها تُعد عنصرًا لافتًا للنظر ومُعززًا للقبول. ويمكن أن تذكر هنا أي جوانب مفضلة ترغب بها، مثل الخبرة في استخدام أحد البرامج أو امتلاك مهارات معينة.
أَشِر هنا إلى ظروف العمل ومتطلباته المادية، مثل عدد ساعاته وأماكن تنفيذه وطبيعة المهام البدنية وتكرارها ومدى شدتها. على سبيل المثال، إذا كنت تسعى إلى توظيف موظف مبيعات، يجب أن تذكر هنا طبيعة العمل ومدة السفريات التي ستُوكَّل إليه.
ويُفضل في هذه الخطوة تحديد بعض الاعتبارات المرتبطة بطبيعة الوظيفة؛ لتقديم المعلومات الكافية للمرشحين وتعويضهم بما يليق بهم. وفيما يلي أهم الاعتبارات الموصى بالنظر إليها:
ويلخص الفيديو التالي أهم النقاط التي يهمك معرفتها عند كتابة الوصف الوظيفي:
وحتى تُحقق أقصى استفادة من هذا الدليل، دعني أُحيلك إلى مجموعة من الأدلة الاسترشادية التي تُعرفك على نماذج لأوصاف وظيفية دقيقة يمكنك الاستعانة بها في شركتك، مثل:
وبالنظر إلى المعطيات السابقة، سترى أن كتابة الوصف الوظيفي أداة مهمة لأصحاب المشاريع والموظفين على حدٍ سواء، ولكن تجدر الإشارة هنا إلى أن الوصف الوظيفي ليس عقد عمل، بل هو أداة مُنظمة لمسؤوليات الوظيفة ومهامها المتوقعة.
وأدعوك أيضًا إلى تحديث الأوصاف الوظيفية في شركتك من حينٍ لآخر بناءً على احتياجاتك والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها؛ حتى تضمن توافق الوصف الوظيفي مع أهدافك المنشودة.
والآن، بت تعرف أهم المعلومات التي تحتاجها لكتابة وصف عمل دقيق ومثالي. لكن يبقى السؤال هنا: كيف يمكن استقطاب الموظفين المحترفين بعد كتابة الوصف الوظيفي؟ لذلك أنصحك هنا بقراءة هذا الدليل: دليل استقطاب الكفاءات في المملكة السعودية.
أما إن كنت قلقًا بشأن عملية التوظيف، فدعني أُقدم لك منصة سكيلرز الذكية التي تُمَكِنك من مقارنة ملفات المرشحين المحتملين بسرعة فائقة والمفاضلة فيما بينهم حتى تختار المرشح الأمثل بالنسبة لشركتك، مع وجود العديد من المزايا المتنوعة التي يمكنك التعرّف عليها من هنا.
سَجِّل الآن مع سكيلرز وانضم للشركات الأسرع نموًا في المملكة.
