.png)
وفقًا لأحد الأبحاث، فإن الموظف العادي يكون منتجًا لمدة ساعتين و53 دقيقة في يوم عمله فقط، وتُمَثِّل هذه النسبة ما مجموعه 31% من متوسط يوم العمل البالغ 8 ساعات. وهذه النسبة مربكة بالفعل إن كانت دقيقة؛ لأنها توضح أن معظم الموظفين يُضيِّعون نحو 5 ساعات دون تحقيق أي إنتاجية؛ ما يُحَتِّم على كل صاحب مؤسسة معرفة كيفية قياس إنتاجية الموظف بالطرق الصحيحة.
ومع ذلك، فهناك العديد من الشركات التي لا تُحَلِل أداء موظفيها؛ فوفقًا لأحد الاستطلاعات التي أجرتها شركة Accenture المتخصصة في مجال تكنولوجيا المعلومات، فإن 62% فقط من المؤسسات هي مَن تجمع بيانات عن العاملين بها.
ولكن الحق يُقال هنا، فإن كيفية قياس إنتاجية الموظف معقدة وقد تُشعر العاملين بالقلق وبأنهم تحت الأنظار؛ ما يضر بإنتاجياتهم في النهاية، بخلاف المقصد الأساسي من عملية التقييم والمتابعة، والذي يهدف إلى تعزيز إنتاجياتهم وتنمية مهاراتهم. وهذا ما يشعر به للأسف غالبية الموظفين، إذ أوضح أحد التقارير أن 56% من الموظفين يشعرون بالتوتر والقلق بسبب مراقبة صاحب العمل لاتصالاتهم.
لكن السؤال هنا: كيف يمكن أن تقيس أداء فريقك دون أن تزيد من توترهم أو تُشعرهم بالمراقبة؟ وما تأثير بيئة العمل على إنتاجية الموظف؟ وكيف تستفيد فعلًا من تتبع أداء الموظفين لتعزيز إنتاجيتهم؟ إجابات هذه الأسئلة وأكثر في هذا المقال، لذلك تابع معي بعناية.
يجدر بنا أولًا تعريف مفهوم الإنتاجية قبل التحدث عن طرق قياسها، خاصةً أن العديد من صناع القرار يعتقدون أن الإنتاجية والكفاءة والفاعلية هي ألفاظ متشابهة، على الرغم من أن كل مصطلح له تعريف محدد كما أوضحت في مقال الفرق بين الكفاءة والفاعلية، الذي أنصحك بالاطلاع عليه لمعرفة أكبر.
ولكن على أي حال، يمكننا تعريف الإنتاجية هنا على أنها كمية المخرجات بناءً على كمية المدخلات؛ والتعبير عنها بالمعادلة الآتية: الإنتاجية = المخرجات/ المدخلات.
على سبيل المثال، لنفترض أن لديك شركة معينة تُنتج مجموعة من الأدوات قيمتها 10,000 ريال أسبوعيًا (هذه هي المخرجات)، وتستغرق ما يقرب من 2000 ساعة عمل حتى تُنتج هذه الأدوات (المدخلات)، في هذه الحالة يمكننا احتساب إنتاجية العمل في شركتك بقسمة 10,000 على 2000، وهو ما يساوي 5.
ولكن لا تقتصر صورة المدخلات على عدد ساعات العمل المذكورة في المثال السابق، بل يمكن أن تحتسبها أيضًا بناءً على الطاقة المبذولة أو الأموال المنفقة أو عدد العاملين المطلوب لتنفيذ المخرجات المرجوة.
ولا يختلف الأمر عند النظر إلى المخرجات؛ فهي لا تعتمد فقط على الأدوات المادية المُنتَجَة؛ إذ يمكننا تعريف المخرجات على أنها عدد العناصر أو المنتجات أو الخدمات أو المعرفة المنقولة. سيتضح لك ما أقصده بالضبط في الأمثلة التالية.
وكما ترى هنا، يعتمد قياس الإنتاجية اعتمادًا أساسيًا على المعيار المحدد الذي ستختاره لبناء المدخلات في شركتك. ولكن من أين تستطيع البدء حتى تُحسِّن من إنتاجية شركتك؟
رأى المهندس الأمريكي فريدريك وينسلو تايلو Fredrick Taylor الذي يُعد أحد أهم مؤسسي علم الإدارة أن مفهوم الإنتاجية في بيئة العمل معقد ولا يمكن تبسيطه في ظروف كثيرة بالمعادلة التي ذكرت أمثلتها بالأعلى، لذلك قضى فريدريك ساعات طويلة في دراسة طرق تعزيز الإنتاجية.
إذ راقب على سبيل المثال صيادًا على متن قارب تقليدي وحلل كل خطوة يقوم بها. كان هم فريدريك الأساسي هو رؤية الخطوات غير الضرورية التي يقوم بها الصياد والتي تُضيَّع وقته دون أن توصله للنتيجة النهائية، وهي صيد أكبر عدد من الأسماك في أسرع وقت.
ثم أقر بأن التخلص من تلك الخطوات غير العملية وإصلاح قاربه إذا كان به أي خلل أو شراء قارب أكثر اتساعًا وحداثة أو شراء شبكة صيد جديدة يمكن أن يحسن من إنتاجية الصياد فعلًا، وهذا ما أوضحه في ورقته البحثية التي أكد فيها على أن تحسين الأدوات وإلغاء الخطوات غير الضرورية يُنمي إنتاجية الموظفين، وهي الطريقة الناجحة المتبعة منذ مئات السنين.
وبناءً على هذه المعطيات، أنصحك قبل اتخاذ أي خطوة لقياس كفاءة الفريق بالاعتماد على الأدوات الحديثة من أول نقطة التقائك بالموظفين، ألا وهي عملية التوظيف.
فبدلًا من الاعتماد على طرق التوظيف التقليدية، تعرّف على مفهوم منصات التوظيف الذكية مثل سكيلرز واجعلها منصتك الأساسية للالتقاء بأصحاب المهارات المؤمنين بأهدافك، ثم انتقل بعد ذلك إلى استخدام أدوات ذكية لمتابعة الفِرق وقياس إنتاجيتهم، وبذلك ستُسَهِّل على نفسك الكثير.
يرجع هذا إلى اختلاف الخدمات أو المنتجات التي تقدمها كل شركة. ويمكننا تقسيم أنواع المخرجات إلى قسمين رئيسيين للتسهيل، ألا وهما:
يُركز العمل اليدوي على كمية المخرجات التي يُنتجها الموظفون. فكر هنا في المصانع وشركات الإنتاج الضخمة وخطوط التجميع، في هذه الحالة يُعطى العامل مجموعة من الأدوات التي يتعين عليه استخدامها للوصول إلى الكمية المطلوبة، ويَترك الموظف الموارد التي حصل عليها بمجرد مغادرته الشركة أو المصنع.
لا تقتصر مخرجات هذا النوع على الكمية المنتجة فقط، بل يُنظر أيضًا إلى المعرفة النهائية التي اكتسبها الموظف من العمل على أنها معيار منفصل. فكر هنا في المؤسسات التعليمية؛ فهي تُدرب عددًا محددًا من المتعلمين على مجموعة من المهارات. ومن الضروري أن ينجح كل متعلم في اجتياز اختباره وأن يكتسب المعرفة اللازمة التي تؤهله للخروج إلى سوق العمل؛ أي أن المخرج النهائي لا يعتمد فقط على العدد، بل أيضًا على المعرفة المكتسبة.
وإذا فكرت معي، سترى أنه يسهل قياس إنتاجية الموظف إذا كان عمله يدويًا؛ لأنك تستطيع قياس المخرجات النهائية بصيغة مباشرة، بخلاف العمل المعرفي الذي يحتاج إلى قياس عدة عوامل أخرى، وهذا ما ينقلنا إلى السؤال التالي: كيف يمكن قياس الإنتاجية بطرق عملية حينما يتعلق الأمر بالعمل المعرفي؟
لا يُحدد العديد من قادة الفِرق مواعيد نهائية وواقعية بشأن المخرجات التي يرغبون في الحصول عليها، إضافةً إلى عدم مشاركتهم توقعاتهم بشأن الصورة الختامية لهذه المخرجات؛ ما يزيد من حيرة الموظفين ويُقلل من إنتاجيتهم.
لكنني أنصحك هنا بالاهتمام بتحديد مواعيد لكل مهمة ترغب بإنهائها ولا تترك الأمر إلى رغبات الفريق أو ميولهم؛ لأن هذه المرونة قد تجعلهم يفضلون العمل على المهام الأكثر سهولة أو التي اعتادوا على عملها، دون إعطاء المهام الصعبة أو الجديدة وقتها المناسب.
ومن المهم أيضًا أن تُخبرهم بما هو متوقع منهم في نهاية كل مشروع؛ إذ سيعرفون بذلك مغزى المشروع وفوائده المتوقعة. وبناءً عليه، أنصحك باتباع الآتي:
ولكن تذكر أن شرح أهدافك وتوقعاتك لا يعني محاولة إقناع الموظفين بمهمتك؛ لأنه من المفترض أن تُوظِّف الأشخاص المؤمنين مسبقًا بما تقدمه ولديهم الحماس الكافي لمشاركتك هذا الطريق، وهذا ما توضحه رائدة الأعمال «سارة عالم زاده» في كتاب ستارت أب عربية، إذ تقول:
«عليك ألا تحاول إقناع الناس بمهمتك؛ فأنت تحتاج في فريق عملك إلى أشخاص لديهم بالفعل شغفًا تجاه ما أنت بصدد تأسيسه؛ فإذا تمكنت من العثور على شخص متميز في جانب، لكنه ليس شغوفًا بما تفعله، فسوف ينتهي الأمر إلى حدوث خلل ما»
ولكنها تُتبع ذلك بتأكيدها على وجود فرق كبير بين إقناع العاملين بأهمية وظيفتهم وإقناعهم بافتراضاتك الشخصية.. إذ تقول:
«لكن لا ينبغي عليهم بالضرورة موافقتك على افتراضاتك الأساسية؛ مما يفسح مجالًا للتحدي؛ إذ إن تحدي التفكير الجماعي والوضع الراهن يثمر العديد من الابتكارات إلى جانب التوصل إلى أساليب جديدة، لكن ينبغي أن يكونوا شغوفين بمهمتك من الأساس».
وتوضيح ذلك أنه يجب على كل عضو من أعضاء فريقك أن يؤمن بأهمية دوره في الشركة من البداية، وحينما تقابلون تحديًا جديدًا أو إذا كنتم بصدد تنفيذ مشروع جديد، من المفيد أن تشارك الفريق رؤيتك الشخصية لهذا المشروع وكيف ترى صورته النهائية ثم تسمح لهم بمساحة آمنة وحرة يفكرون فيها بطرق أكثر ابتكارًا وإبداعًا للوصول إلى الهدف المرجوّ، ولا يُشترط عليهم الالتزام بافتراضاتك المسبقة.
من المهم أن تراقب إستراتيجيات العمل التي تتبعها وتُحلل تأثيرها على أداء الموظفين؛ أي أن المطلوب منك في هذه الخطوة هي اكتشاف الأسباب والظروف التي تجعل إنتاجية فريقك أعلى من المتوسط أو أقل منه. على سبيل المثال، مراقبة أداء العاملين في أوقات المناسبات والأعياد، وتحليل إنتاجيتهم حينما تُعيِّن قائدًا جديدًا للفريق.
يمكن أن تُعزز الهدايا والمكافآت ووجود فرص للترقي من إنتاجية الموظفين؛ فقد يتشجعون بوجود حافز إضافي بخلاف الراتب المعتاد، وهذا ما يُوضحه فردريك تايلور في نظريته عن الإدارة بأن إسناد العمل المناسب للموظف المناسب غير كافٍ لإنجاز الأعمال بكفاءة؛ ما دفعه لاقتراح نظام الحوافز الذي يتناغم مع إنتاجية الموظف وقدرته على إنجاز العمل.
وتتفق «سارة عالم» مع فردريك على هذه الرؤية بقولها:
«يجب أن يشعر جميع أفراد فريق عملك بأهميتهم وبفاعلية دورهم؛ فهم بحاجة إلى التحفيز على العمل لساعات طويلة ورؤية فرصة للترقي في الشركة».
أوضح أحد الأبحاث أن 50٪ من الشركات الكبيرة تراقب إنتاجية موظفيها عن طريق البريد الإلكتروني وتتبع الأوقات التي يقضونها في العمل في عام 2018. وارتفعت هذه النسبة إلى 74٪ وفقًا لبحث آخر أُجريَّ عام 2022.
ويرجع الفضل الأكبر لتعرف شركات أكبر على كيفية قياس إنتاجية الموظف بهذه الطريقة إلى الحجر الصحي الذي أحدثته جائحة كورونا، ما دفع العديد من الشركات إلى متابعة عملها عن بُعد من المنزل.
ولكن الفكرة هنا أن المعايير التي تنظر إلى الوقت المستغرق لتنفيذ العمل لا تعطي نتائج دقيقة حول إنتاجية الموظف؛ لأن كمية الوقت الذي يقضيه الشخص أمام لوحة المفاتيح أو الكاميرا ليس مؤشرًا على الأداء أو الإنجاز، بل قد يضطر أحيانًا بعض الموظفين إلى إنهاء المهمة التي قد تستغرق ساعتين في أربع ساعات أو أكثر؛ ليقللوا من حجم المهام المسندة إليهم.
وهذا ما يشير إليه الكاتب ريان وونج في مجلة Entrepreneur بقوله: «المشكلة الأعمق هي أننا قسنا الإنتاجية بطريقة خاطئة، مما أدى إلى خلطٍ بين المدخلات والنتائج». وإذا فكرت معي، سترى أن هذا صحيح؛ إذ إن النظر إلى عدد ساعات العمل لتقييم أداء الموظفين يعد أمرًا مضللًا.
فإذا قلت لك أنني عملت لمدة 50 ساعة هذا الأسبوع فقط، فهذا لا يُزودك بمعلومات كافية حول ما أنجزته فعلًا من عمل أو ما جودة المخرجات النهائية التي قدمتها. وبناءً على ذلك، فإن معرفة كيفية قياس إنتاجية الموظف تبدأ بالنظر إلى النتائج النهائية، وليس إلى المدخلات.
وفيما يلي بعض المقاييس التي تُمَكِّنك من تتبع النتائج النهائية:
يفيدك تتبع المهام التي أُسندت للموظفين على تقييم أدائهم ومعرفة مستوى الإنجاز المُحَقق. وقد يكون العامل الرئيسي الذي ستُقيِّم عليه نجاحهم في تنفيذ المهام هي درجة نجاحهم في إيجاد حلٍ للمشكلة أو قدرتهم على إنهاءها في أسرع وقت ممكن أو حتى عدد ساعات العمل.
لكن مجددًا أود التأكيد على أن الكثير من قادة الفِرق يرون أن تقييم إنتاجية الموظف لا يقوم بناءً على عدد الساعات التي يقضيها الموظف، بل على عدد المهام التي يُكملها في المدة الزمنية المحددة له.
إذا كنت تستخدم وسائل تقليدية مثل متابعة المهام من خلال جداول Excel، فأنصحك هنا بالانتقال إلى برامج إدارة المشاريع التي تساعدك على تتبع المهام فوريًا وبكل سلاسة. وفيما يلي نموذج لتتبع عملية كتابة المقالات التي نكتبها في سكيلرز.
وكما تلاحظ في الصورة، تُقسم عملية كتابة المقالات إلى أكثر من قسم، مثل جاري كتابته أو مراجعته أو جاهز للنشر. ويستطيع مسؤول المتابعة أن يتعرف على جميع المقالات وأقسامها بمجرد رؤيته للوسوم التي تتخذ لونًا معينًا، كما سيتعرف أيضًا على عدد كلمات كل مقالة وتاريخ الانتهاء من كتابتها؛ مما يوفِّر رؤية شاملة وفورية تُسهل عليه قياس إنتاجية الموظف.
من المفيد أن تتعلم كيفية إعداد تقارير مُفصلة عن أداء فريقك وإيضاح تلك التقارير برسومات وبيانات توضيحية يسهل فهمها بصريًا، مثل الرسوم البيانية والجداول وما إلى ذلك.
ويُفضل عمل تقارير شهرية ودورية لأداء كل موظف؛ حتى تتمكن من التعرف على الخلل وفهم تأثير السياسات المختلفة على إنتاجية الموظفين في أسرع وقتٍ ممكن.
على سبيل المثال، دعني أوضح لك هنا نموذج قياس إنتاجية الموظف. لنفترض أنك تُوظِّف «صهيب» في شركتك، وهو يعمل في تصميم صور حملاتك الإعلانية وتصاميم الشبكات الاجتماعية، وكانت تقارير إنتاجيته في آخر 3 أشهر على النحو التالي:
في هذه الحالة، من المهم جدًا أن تدرس سبب تأثر إنتاجية صهيب في شهري شعبان ورمضان؛ فهل الأمر له علاقة بالصوم أم تغير مواعيد النوم أم وجود مشكلة داخلية في الشركة أثرت على إنتاجيته؟ كما يفيدك مقارنة إنتاجية صهيب بباقي الموظفين؛ حتى تُحلل ما إذا كان تأثر الأداء عامًا أم تحديًا فرديًا يواجهه صهيب فقط.
بعد ذلك أنصحك بحل المشكلة؛ فإذا كان الصيام يؤثر على أداء صهيب، يمكن أن تقترح له العمل من المنزل في الساعات الأولى بعد الفجر أو بعد الإفطار وفقًا لتفضيلاته الشخصية. وبهذه الطريقة ستُحافظ على إنتاجية فريقك ومرونة العمل في شركتك، إضافةً إلى الاكتشاف السريع لأي ضعف في أداء الموظفين.
كما بت تعرف الآن فمعايير قياس إنتاجية الموظفين كثيرة ويمكن أن تُشتتك، لذلك من الضروري أن تُحدد أهدافك مسبقًا وتقيس أداء العاملين على أساسها. ومع ذلك، تجنب التدخل في كل التفاصيل، بل امنح فريقك مساحة من الحرية وأعطهم فرصة لتجربة الأمور بأنفسهم، ثم ساعدهم بعد ذلك على النمو من خلال عمل دورات تدريبية لرفع كفاءتهم وتزويدهم بتغذية راجعة من حينٍ لآخر.
