.jpeg)
.png)
يعتبر الكفاءة والفعالية ثنائيّا ديناميكيّا للإنتاجية في الشركات، ويتم استخدام مصطلح الكفاءة والفاعلية في بيئة العمل السعودية وفي أوساط عالم الأعمال بشكل عام على اعتبار أنهما يحملان المعنى نفسه، إذ يتم الخلط بين مفهوم الفاعلية ومفهوم والكفاءة، ولا يعرف كثير من الناس الفرق بين هاتين الكلمتين، ولكن هذا التمييز يمكن أن يكون مفيدا جدا لأولئك الذين يريدون تحقيق الأهداف في المجالات الشخصية والمهنية.
ولتبسيط المفاهيم، ومعرفة أهمية كل من الكفاءة والفاعلية في الشركات سنُلقي في هذا المقال نظرة متعمقة حول الكفاءة مقابل الفاعلية، ما أوجه الاختلاف بينهما، وكيف يعملان معا؟ وبعض النصائح القابلة للتنفيذ لتحسين كلّ من الكفاءة والفاعلية في بيئة العمل السعودية.
يمكننا أن نقول ما يلي: الفاعلية هي الوصول إلى وجهتك، والكفاءة هي إيجاد أفضل طريق للوصول إلى هناك!
الفاعلية هي نوعية ما يسمح بتحقيق النتائج المتوقعة وترتبط بشكل مباشر بفكرة القدرة، ومن منظور أوسع، يمكن فهم الفاعلية على أنها العمل الذي ينتج التأثير المرغوب (النتائج المتوقعة)، و تعود أصول الكلمة إلى أوائل القرن السادس عشر، وهي مشتقة من الكلمة اللاتينية efficacia، وبدأ تطبيقها في المفردات الطبية لتحديد صلاحية العلاجات والمناهج السريرية وسرعان ما أصبحت الكلمة شائعة وبدأ استخدامها في العديد من مجالات المعرفة، مثل التعليم والإدارة وعلم النفس.
في الواقع، يمكن اعتبار الفاعلية إحدى الكلمات الرئيسية في القرن الحادي والعشرين، فكم مرة سمعت عن الفاعلية في الحياة اليومية؟ يجب أن نكون أكثر فاعلية في العمل، أكثر فاعلية في الدراسة، أكثر فاعلية في التنظيم الشخصي وفي جميع مجالات الحياة.. وهكذا، فإن الفاعلية تتخلل حياتنا كتذكير دائم بأنه لا يكفي أن تعمل بشكل جيد: يجب علينا تحقيق النتائج المتوقعة، ومن الواضح أن العمل هو المجال الذي يتطلب الإجراءات الأكثر فاعلية، ولكن أصبح من المستحيل فصل الحياة المهنية عن الحياة الشخصية، بالتالي، فإن القدرة على تحقيق النتائج أمر أساسي للبقاء في فترات الحد الأقصى من الإنتاجية.
تعد الكفاءة مصطلحًا مهمًا في الشركة، فهي عمومًا ما يسمح لها بتحقيق الربحية من خلال ضمان جودة خدمة جيدة، أو حتى جيدة جدًا، إنه بكل بساطة تحسين الموارد المستخدمة في تحقيق النتائج، وينتج عن ذلك تنفيذ عملية تستخدم موارد الشركة على النحو الأمثل، ولكنها تضمن نتيجة جيدة للغاية. الكفاءة هي ببساطة الحصول على نتيجة مرضية بأقل جهد ممكن. لنأخذ على سبيل المثال، تتلقى إحدى الشركات التي تصنع الأقلام الشخصية طلبًا مفاجئًا من مندوب مبيعات لشحن 1000 وحدة في المساء نفسه، وبالتالي ستقوم الشركة بمعالجة هذا الطلب بشكل عاجل باستخدام الموارد المتاحة على الفور: الموارد البشرية والتقنية، ولكن أيضًا مع توقيف الطلبات التي هي قيد التنفيذ، يتم شحن الطلب في المساء نفسه، وكانت الشركة فعالة ولم تكن بالضرورة تتميز بالكفاءة.
في الواقع، لكي تكون الشركة ذات كفاءة، كان بإمكانها تنفيذ أداة تسمح لها بتنسيق طلبات مندوب المبيعات، والأوامر المطلوب تنفيذها، وإدارة المخزون، والشحنات، ونسبة الإنتاج لكل موظف، وقبل كل شيء، أولويات الإنتاج، وبالتالي فإن الكفاءة تجعل من الممكن استخدام جميع موارد الشركة لتكون فعالة ومثالية وقبل كل شيء مربحة.
اقرأ أيضا: لمسؤولي التوظيف: كيف تستقطب مسؤول مبيعات كفء في شركتك؟
هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين مفهوم الكفاءة والفاعية، والتي من المهم أن يفهمها الموظفون والإدارة لكي تكون الشركات فعالة وكفؤة، يجب على جميع أعضاء الفريق أولًا فهم الفرق بين هذين المصطلحين!
إن الفرق بين الكفاءة والفعالية هو ما يشبه في الأساس الفرق بين النجاح في الوسائل والغايات، هل تعرف مبدأ "الغاية تبرر الوسيلة"؟ إنه تصوّر فعال، ولكنه ليس ذو كفاءة دائمًا (الاهتمام فقط بالوسيلة وعدم تحقيق الغايات المرجوة).
فقط تذكر، أن تكون ذو كفاءة يعني القيام بالعمل الصحيح، حتى لو لم يحقق الهدف، في حين أن تكون فعالًا يعني القيام بعملٍ يعطي نتائج، بغض النظر عما إذا كان قد تم إنجازه بشكل جيد أو سيئ، وعند استعارة تفسيراتٍ من النظرية العامة للإدارة، فإن الكفاءة هي مقياس استخدام الموارد، بما في ذلك اختيار الأهداف الأكثر ملاءمة، واختيار الشيء الصحيح الذي يجب القيام به.
الكفاءة هي مقياس لاستخدام الموارد في العملية، وتُعرف أيضًا بأنها التكلفة والعائد لتحقيق أهداف معينة: اختيار الطريقة الصحيحة للقيام بذلك، في نظريات الإدارة، جاءت الفاعلية في المقام الأول، لأن العلم بدأت هيكلته بالوسائل وتنظيم العمل.
ولم تكتسب أهمية كبيرة إلا في الآونة الأخيرة، في ظل نظريات الطوارئ التي تؤكد على النتائج. واليوم، يميل العديد من القادة إلى التركيز على النتائج لأن عدم الاستقرار الاقتصادي يعيق فاعلية العمليات، وفي هذه الحالة يكون من الأفضل ضمانها في المقام الأول. ومع ذلك، فإن الوضع المثالي دائمًا هو الجمع بين الجبهتين أي الكفاءة والفاعلية، وهو ما يمكن أن يكون مهمة معقدة للغاية.
تتعلق الكفاءة بخفض التكاليف والموارد اللازمة لتنفيذ التكتيكات، في حين تتعلق الفاعلية بتحقيق الأهداف الإستراتيجية التي تتوافق مع رؤية المنظمة وتحقق المزيد من الإيرادات.
بغض النظر عن محدودية الموارد أو الوقت أو الطاقة البدنية، فإن الفريق الفعال سيعطي الأولوية دائمًا للتقدم والنجاح وتحقيق الأهداف بتفانٍ يشبه الآلة.
يقول بيتر دراكر في كتابه ممارسة إدارة الأعمال: "ببساطة، الفعالية هي القيام بالأشياء الصحيحة، في حين أن الكفاءة هي القيام بالأشياء بشكل صحيح". "يتطلب أي منهما الافتراض بأنه يمكنك تحديد النتيجة الصحيحة والأشياء التي يجب القيام بها."
غالبا ما يُطرح السؤال التالي: أيهما أفضل الكفاءة أم الفاعلية؟ ولكن، في كثير من الأحيان، تؤدي زيادة الفاعلية بشكل طبيعي إلى زيادة الكفاءة، عندما تضع كلا الهدفين في الاعتبار أثناء تطورك، تصبح المجالات التي يمكنك من خلالها تبسيط العمليات وتنفيذ الأتمتة وتقليل حالات التكرار في كثير من الحالات واضحة.
إن وجود الأدوات المناسبة لتسهيل التعاون والتواصل ورؤية البيانات يقطع شوطا طويلا نحو تحقيق أهداف الكفاءة والفاعلية.
وقد يكون من الصعب معالجة كلا الهدفين في وقت واحد، ومع ذلك، في نهاية المطاف، فإن التركيز على الفعالية أولًا يؤدي إلى إنشاء فِرق أكثر كفاءة نظرًا لأن الجميع على نفس القارب، ويتواصلون بشكل جيد ويعملون معًا لتحسين العمليات.
الهدف النهائي هو جعل فريقك يتسم بالكفاءة والفعالية، وللقيام بذلك، يجب أن تكون قادرا على الحفاظ على رؤية شاملة مع إعطاء أهمية لسرعة عمله وإنتاجيته، والخطوة الأولى في هذه العملية هي تعزيز فعالية الفريق، ولكن هناك أيضًا طرق أخرى لتشجيعه على تنفيذ الممارسات الجيدة المطلوبة بحيث يكون أكثر كفاءة، فيما يلي بعض النصائح لتفعيل الكفاءة والفاعلية في شركتك:
لا يمكن لفريقك أن يدعي أنه فعال دون أن يكون على علم بتأثير عمله على أهداف العمل، ويقع على عاتقك مهمة توضيح كيف يُساهم في رؤية الشركة ورسالتها، وأفضل طريقة للقيام بذلك هي اعتماد أدوات إدارة العمل.
تهدف أدوات إدارة العمل إلى تنسيق عمل الموظفين على جميع مستويات المنشأة لضمان حصول كل فرد على المعلومات التي يحتاجها لإنجاز العمل الأكثر أهمية، ويمكن أن تساعدك أدوات إدارة العمل على ربط النقاط بين مهامك اليومية وتأثيرها على العمل لتجنب تقسيم المشروع، بهذه الطريقة، سيحدد فريقك أولوياته بطريقة تعزز القيمة التجارية للشركة وسيتوقف عن إضاعة الوقت في المهام الأقل أهمية.
لتحديد أولويات المهام الصحيحة، نستخدم الأهداف والنتائج الرئيسية لتحديد الأهداف ربع السنوية التي ستساهم في تحقيق الأهداف نصف السنوية، في كل أسبوع، يتأكد قادة الفرق من أن العمل الذي تقوم به فرقهم يساهم في تحقيق هذه الأهداف.
الفرق الفعالة لا تعمل في صوامع، من الضروري أن تحرص على قيادة نجاح فريقك من خلال التأكد من فهمهم لكيفية ارتباط عملهم بمشاريع ومبادرات الشركة الأخرى، من خلال رؤية واضحة للمسؤوليات والمواعيد النهائية، سيقضي أعضاء فريقك وقتًا أقل في تنظيم عملهم ويمكنهم التركيز بشكل أكبر على المشاريع الأكثر قيمة.
هل أصبح فريقك أكثر فاعلية؟ يمكن الآن البدء في التفكير في طرق تطوير كفاءته، تعد أتمتة المهام اليدوية أو المتكررة إحدى الطرق العديدة للقيام بذلك، كما هو الحال مع أتمتة العمليات التجارية (BPA). وفقا لدارسة لشركة أسانا حول تشريح العمل، يقضي العاملون في مجال المعرفة في المتوسط 60% من وقت عملهم في المهام التنظيمية: مطاردة الموافقات، والبحث عن المعلومات، والمهام الزائدة عن الحاجة، وما إلى ذلك. من خلال أتمتة العمليات اليدوية، يمكنك توفير وقت فريقك، والذي يمكنه بعد ذلك التركيز على المهام المؤهلة والاستراتيجية.
اقرأ أيضا عن: بين التوظيف التقليدي والذكي: كيف تساعدك منصات التوظيف الذكية؟
لكي تصبح أكثر كفاءة، حدد العناصر التي تبطئك وأنت في طريقك نحو تحقيق الكفاءة والفاعلية، سواء كان الأمر يتعلق بالعمل المتأخر أو إرهاق أعضاء الفريق، فإن تحديد هذه التحديات منذ البداية سيسمح لك بوضع الأمور في نصابها الصحيح وإعادة توزيع الموارد، إذا لزم الأمر.
إن تطوير عملية واضحة لإعداد التقارير وتحديد مجالات التحسين سيدفع فريقك إلى أخذ زمام المبادرة بدلًا من مجرد القيام برد الفعل، وهذا لن يسمح له فقط بأن يكون أكثر كفاءة (من خلال تحريره من أعباء المهام غير الضرورية)، ولكن أيضًا أن يكون أكثر فعالية (من خلال مساعدته على أن يكون أكثر انتباهًا واهتمامًا).
لا يمكن أن نبالغ حول أهمية الكفاءة والفاعلية في بيئة العمل، إذ ينجذب القادة عادةً نحو الكفاءة أو الفاعلية في أسلوب إدارتهم، بهدف أن يكونوا قادرين على تحقيق كليهما داخل الشركة، أي أن يكون الهدف النهائي هو تحقيق كلا المقياسين في وقت واحد، إلا أن ذلك لا يأتي بين ليلة وضحاها، وإذا كانت الكفاءة هي القيام بالأشياء بشكل صحيح والفاعلية هي القيام بالأشياء الصحيحة، فإن القائد الذكي يعرف كيفية القيام بالأشياء الصحيحة بالطريقة الصحيحة!
