.png)
إذا كنت من محبي الموسيقى، فيمكنك أن تفهم كيف يمكن أن يصل أداء أوركسترا ناجحة إلى ذرىً من الإبداع لا يمكن أبداً لعازف منفرد أن يبلغها مهما كانت براعته.
قياسًا على ذلك، يعتبر العمل الجماعي الناجح ركيزة أساسية لتحقيق النجاح والاستفادة من الطاقة القصوى للفريق، غير أن الوصول إلى أفضل نتائج عمل الفريق يعتبر من التحديات الأساسية التي لا يمكن تجاوزها إلا بالتخطيط الجيد والإدارة العلمية المتوازنة، وهو ما يستدعي بدوره إدارة فريق العمل بمنهج حكيم وقيادي، يمكن من خلالها فهم إمكانات كل عضو في الفريق وكيفية تحقيق التناغم الكامل بين أفراده.
نستعرض في هذا المقال مفاتيح نجاح العمل الجماعي من خلال فهم شامل وموسع لكيفية إدارة فريق العمل.
يمكن تعريف إدارة فريق العمل بأنها مجموعة الإجراءات أو الاستراتيجيات أو الأساليب التي تجمع مجموعة من الأشخاص معًا للعمل بفعالية كفريق وتحقيق هدف مشترك. هناك العديد من المهام التي تتطلب عدة أشخاص، لذا فإن كل فريق عمل يشكل لبنة أساسية من بنية العمل داخل المنشأة.
قد يكون العمل مع الآخرين أمرًا صعبًا. تساعد إدارة فريق العمل مجموعات الموظفين على العمل معًا بشكل أفضل من خلال تحديد الأهداف المشتركة وتقديم الدعم والاستراتيجيات للوصول إلى الأهداف. يمكن للمديرين تفويض المهام لأعضاء الفريق، وتحديد نقاط فحص مصغرة، وغير ذلك من الإجراءات لوضع فريق العمل على المسار الصحيح والمضي. تتضمن بعض المزايا الأخرى لإدارة فريق العمل ما يلي:
تتشابه إدارة فريق العمل وقيادته من بعض الأوجه، حيث يعمل كلا النهجين نحو هدف مشترك، لكن إدارة فريق العمل تتحكم في الفريق وتوجهه لتحقيق الهدف بينما تحفز قيادة الفريق وتؤثر على الفريق لتحقيق الأهداف.
قد لا يكون لدى قادة فرق العمل بالضرورة لقب "مدير" ولكن مسؤوليتهم هي التركيز على رؤية المنشأة وكيفية إلهام أعضاء الفريق لإنشاء وتنفيذ تلك الرؤية. تظل الأهداف جزءًا من قيادة الفريق، ولكن بشكل أكثر تركيزًا على "الصورة الكلية". في المقابل يمكن أن تكون إدارة الفريق أكثر دقة وتركيزًا على إتمام المهام وتنظيم المجموعة بأكثر الطرق كفاءة وإنتاجية.
بطبيعة الحال فإن الأفراد الذين يديرون الفرق لديهم أساليب إدارة مختلفة تؤثر فيها عوامل مختلفة. تشمل العوامل التي قد تؤثر على نوع أسلوب إدارة الفريق المستخدم ما يلي:
يمكن تغيير أنماط إدارة الفريق لتتماشى بشكل أفضل مع أهداف المشروع أو بناء على أفراد الفريق الذين تديرهم. كل نمط له مزايا وعيوب تتوقف على كيفية استخدامه، ضع في اعتبارك الأنماط التالية وحدد أيها يناسب احتياجاتك:
في الإدارة الإقناعية، ستكون أنت الخبير في مجال عمل الفريق. وسيكون عليك إقناع فريقك بأن أهدافك وأفكارك جيدة وأن عملهم مهم. يمكن أن يكون هذا الأسلوب مفيدًا أيضا إذا كنت تدير أفراد فريق يسبقونك من حيث المنصب أو الأقدمية.
متى تستخدمه: يستخدم المدراء هذا الأسلوب لاتخاذ قرارات سريعة، لزيادة الإنتاجية، وتكوين الشفافية في عملية صنع القرار.
ما يجب الانتباه إليه: قد تكون هناك مواقف تتضاءل فيها المشاركة ويصعب التوافق، مما قد يؤدي إلى طريق مسدود.
حيث يتشاور المدراء مع أعضاء فريق العمل ويستخدمون مهاراتهم للبحث عن حلول ووضع الخطط واتخاذ القرارات. يركز أسلوب الإدارة هذا على بناء الفريق حيث يشارك الموظفون بشكل أكبر في عملية صنع القرار. مع أسلوب إدارة الفريق التشاوري يشعر الموظفون بالتقدير والاحترام.
متى يتم استخدامه: قد يجد الموظفون أنه من الأسهل قبول القرارات التي يختلفون معها إذا تمت استشارتهم أولاً.
ما يجب الانتباه إليه: قد يكون هناك اختلافات في الشخصيات إذا لم يعمل الفريق بشكل أكثر تناغمًا.
يهدف نمط الإدارة التعاوني إلى الجمع بين التنفيذيين ومدراء الإدارات والموظفين للعمل وتحمل المسؤولية معًا. يمكن أن يحفز هذا الأسلوب الإنجاز الشخصي والمهني مما يجعله أكثر اعتيادية لتحقيق نتائج جيدة ومنتظمة. من المتعارف عليه أيضا مشاركة المعلومات بشكل طبيعي وأن يكون هناك تواصل مفتوح بين أعضاء الفريق من جميع المستويات. هذا النمط هو الأكثر انتشارًا في المنظمات غير الربحية.
متى تستخدمه: صنع القرار هو جهد تعاوني يعزز تقدير الموظفين وولائهم.
ما يجب الانتباه إليه: يمكن أن يؤدي استخدام هذا الأسلوب في كثير من الأحيان إلى خلق تحديات، مثل الافتقار إلى القيادة والتوجيه وعدم القدرة على اتخاذ القرارات كمجموعة.
يقوم المدراء الذين يستخدمون نمطًا ديمقراطيًا للإدارة بإشراك الموظفين في عملية صنع القرار من خلال الاستماع إلى الأفكار وملاحظة الاقتراحات وقضاء الوقت في مراجعة الأفكار معًا. يستمع المدراء إلى الموظفين ويدمجون أفكارَهُم مع أفكارِهِم.
متى تستخدمه: هذا النمط هو الأكثر فعالية للقرارات طويلة الأجل التي تؤثر على الشركة ككل.
ما يجب الانتباه إليه: قد يكون هناك نقص في الكفاءة وهيكلية الأفكار، وقد يستغرق صنع القرار وقتًا أطول عند تكوين المزيد من الأفكار.
قد يعتمد المدراء الذين يعرفون ما يريدون ولديهم رؤية واضحة ومركزة على تكتيكات الإدارة السلطوية. في هذا النمط، يتخذ المديرون فقط القرارات التي يجب على الجميع اتباعها.
متى تستخدمه: يكون هذا الأسلوب فعالا عندما تكون هناك أزمة وعندما يلزم اتخاذ القرارات بسرعة. قد يستخدم المديرون إدارة سلطوية لوضع توقعات واضحة.
ما يجب مراعاته: قد يستشعر بعض الموظفين انتهاج الإدارة الجزئية (الإدارة الجزئية Micromanagement هي منهج يمارس فيه المدراء التحكم المفرط في جوانب عمل وتفاصيل موظفيهم وصنع القرار إلى درجة قصوى - أكثر مما هو ضروري أو صحي لعلاقة عمل معتادة، ما يؤثر سلبياً على إنتاجية وإبداعية الموظفين، وتزيد من قلقهم وتوترهم وتقلل ثقتهم في الإدارة)
قيادة التحول مدفوعة بالتحفيز والتشجيع والابتكار. عادة ما يشجع المدراء الموظفين على تحديد وتحقيق أهداف قد تكون أبعد من "منطقة الراحة Comfort Zone" الخاصة بهم. يتم إشراك الموظفين أيضًا في صنع القرار، وخلق بيئة عمل مفتوحة وديمقراطية. غالبًا ما يمكن أن نجد هذا النمط من مديري التحول في المنشآت التي تعمل في القطاع المعلوماتي والتقني.
متى تستخدمها: تشجع استراتيجيات الإدارة التحولية الإبداع وتخلق بيئة عمل أكثر إيجابية، وتمثل منطلقًا قويًا للتكيف والتغيير.
ما يجب الانتباه إليه: يمكن أن تؤدي الإدارة التحولية إلى إرهاق الموظفين وعدم التركيز الواضح بسبب التغييرات المستمرة.
عدم التدخل هو أسلوب إداري يكون المدراء فيه مرشدين أكثر من كونهم قادة. يعمل المدراء على شرح التوقعات والأهداف والتفاصيل الأخرى ثم يتركون للفريق تحقيق الأهداف دون توجيه يومي، ويظلون حاضرين ومتاحين للإجابة على الأسئلة وتقديم الإرشاد عند الضرورة، ويترك للموظفين اتخاذ القرارات اليومية.
متى يتم استخدامه: قد يستمتع الموظفون بهذا النمط من الإدارة إذا كانوا لا يحبون الإدارة التفصيلية. وهو ما يمكن أن يخلق بيئة عمل إبداعية واستقلالية.
ما يجب الانتباه إليه: مع نهج عدم التدخل، قد يشعر الموظفون بالإهمال ونقص التوجيه، وربما يضعهم ذلك أحياناً في حالة من التخبط والحيرة.
تؤدي فرق العمل بشكل أفضل عندما تعمل بشكل جماعي. يجب عليك تعزيز الطبيعة التعاونية التي تربط أعضاء الفريق في فريق فعال. وهذا يعني تجميع الفريق المناسب وإعطاء كل عضو مسؤوليات تناسب مهاراته. يمكنك أيضا تجربة أنشطة بناء الفريق لإنشاء بيئة تعاونية. وعند اختيار أعضاء الفريق يجب مراعاة عدد من العوامل لإنجاح تجربة فريق العمل، من أهمها:
كلما زادت إمكانية الاعتماد على فريق العمل لتقديم عمل جيد بانتظام، كلما كنت أكثر قابلية لتحمل مسؤوليات أكبر. تذكر أن الفرق المميزة تتكون من أي شخص ضروري لإنجاز العمل. قد يكون فريقك مزيجًا من الموظفين والمستقلين والاستشاريين والوكالات والأشخاص الذين يعملون عن بعد، نُبيّن فيما يلي كيفية إنشاء بيئة تُمكّن أفراد فريق العمل من المساهمة بأعلى إمكاناتهم.
يوفر تحديد الأهداف لفريقك إطاراً واضحًا للعمل من خلال:
الآن بعد أن أدركت ما هي أهدافك، يمكنك تحديد المهارات المطلوبة لتحقيقها. إن معرفة مسؤوليات كل شخص ترشدك أيضا لكتابة توصيف وظيفي دقيق وتحديد ماهية النجاح لكل شخص.
يمكنك أيضًا تحديد العمل الذي يجب أن يُسند إلى متعاقدين مستقلين بخلاف الموظفين الدائمين، حتى تتمكن من تخصيص الموارد بشكل فعال. على سبيل المثال، يتكون فريق صناعة المحتوى من أشخاص يديرون العمليات وأشخاص ينتجون المحتوى. قد تجد أن الطريقة الأكثر فعالية لإنشاء محتوى عالي الجودة بوتيرة موثوقة هي التعاقد مع كتاب ومصممي جرافيك مستقلين.
الهدف من هذه الخطوة هو الحصول على أفضل عمل من أفراد فريق العمل من خلال الاستفادة من نقاط قوتهم على أكمل وجه. راجع بانتظام قدرات كل عضو في الفريق، بما في ذلك نقاط القوة والضعف لديهم. ثم حدد أين يتمتع الأشخاص بمهارات تكاملية (يُكمّل بعضها بعضًا). إن معرفة من يمكنه دعم غيره ونوع العمل الذي يقوم به شخص ما بشكل جيد قد يقلل من مستويات التوتر لديه.
قد تكشف معرفة نقاط القوة والاهتمامات لكل شخص أيضًا المواضع التي يمكن الاستثمار من خلالها في التعلم والتطوير. غالبا ما يقدر الموظفون، وخاصة الأجيال الشابة منهم، الشركات التي تستثمر في نموهم الوظيفي، وقد يظهرون تقديرهم من خلال البقاء في وظائفهم لفترة أطول والعمل بجدية أكبر.
يجب أن يعرف كل عضو في فريق العمل ما هو متوقع منه، والمواعيد النهائية للتسليم، والدعم الذي ستقدمه لهم المنشأة، والإجراءات المتاحة لتسهيل عملهم، وكيف سيتم تقييم نجاحهم. يجب أن يعرفوا أيضًا الملامح التي يظهر عليها العمل الناجح عند اكتماله.
يتضمن تحديد التوقعات أيضًا آليات التواصل. فبالإضافة إلى وضع إرشادات تواصل محترمة واستخدام لغة ضمنية، يمكنك تحسين تواصل الفريق من خلال طرح الأسئلة بشكل استباقي، مثل مدى سرعة الرد على رسائل البريد الإلكتروني؟ متى يجب أن يجروا محادثات عبر الهاتف مقابل مكالمة فيديو؟ هل من المقبول إيقاف تشغيل جميع إشعارات البريد الإلكتروني والرسائل النصية والرسائل بعد ساعات العمل؟
أثبتت الدراسات منذ فترة طويلة كيف أن التنوع يعرض الناس لوجهات نظر مختلفة، مما قد يؤدي إلى طرق جديدة للتفكير. وقد تؤدي هذه الأفكار الجديدة إلى مزيد من الابتكار وحل المشكلات بشكل أسرع وتحقيق تواصل أعمق مع العملاء.
إن العمل مع أشخاص من خلفيات ومعتقدات وأنماط حياة وتجارب حياتية مختلفة يفيد الفرد أيضًا على المستوى الشخصي. عندما تتعرض الفرق بانتظام لأشخاص خارج دائرتهم العادية، يصبحون أكثر وعيًا بتحيزاتهم وتصوراتهم النمطية. ومن ثم يمكنهم التواصل والتعاون بمزيد من التعاطف والقدرة على التكيف.
تناولنا في فقرة سابقة الفارق بين قائد ومدير فريق العمل، ونقتبس هنا من المؤلف سيمون سينيك بتصرف: "إن الفرق بين المدير والقائد هو أن المديرين مسؤولون عن الوظيفة والقادة مسؤولون عن الأشخاص المسؤولين عن الوظيفة. ما يعنيه هو أن المديرين يجب أن يعرفوا كيفية إنجاز المهمة، بينما يجب أن يعرف القادة كيفية إلهام الناس وتحفيزهم على القيام بأفضل ما لديهم، والتفوق خلال الأوقات الصعبة، والحفاظ على التواصل مع الجميع والتحرك نحو هدف مشترك".
كونك قائدًا قويًا يتطلب النظر إلى العمق أولاً. كن قدوة من خلال محاسبة نفسك عندما ترتكب أخطاء أو تتراجع عن القرارات التي لم تنجح. قد تجد صعوبة في أن تبدو ضعيفًا بما يكفي للاعتراف بالخطأ أو طلب المساعدة، لكن الأمر يصبح أسهل بمرور الوقت. لذا اسأل فريقك أين يمكنك التحسين واطلب التعليقات بانتظام. عندما ترى الفرق أنك تؤدي العمل على نحو يدعم النمو الشخصي والمهني، يتم تشجيعهم على الاقتداء بك.
لطالما كان بناء فرق العمل الفعالة ركيزة أساسية من ركائز ثقافة العمل الصحية. ولكن مع المتغيرات التي تشهدها بيئات العمل في العصر الحديث أصبحت إدارة فرق العمل أكثر تعقيدًا. لا ينتهي الأمر عادة عند البناء الناجح لفرق العمل، ولكن إدارة هذا الفريق بكفاءة وفاعلية يعتبر تحدياً مهماً كذلك لضمان نجاح مهمة فريق العمل، إليك عددًا من الاستراتيجيات الفعالة في إدارة فرق العمل بنجاح:
كل منشأة لديها ثقافة فريدة من نوعها. وتقوم فرق العمل بتكوين ثقافاتها الفرعية الخاصة بناء على القائد وأعضاء الفريق والعمل الذي يقومون به. أصبحت ثقافات الفريق أكثر أهمية لنجاح الفريق في أعقاب جائحة COVID-19. بالنسبة لمعظم الأشخاص الذين يعملون من المنزل في ذلك الوقت، كان فريقهم المباشر هو رابط تواصلهم الرئيسي مع المنشأة، وعندما فتحت المكاتب مرة أخرى، ظلت الثقافات الفرعية قوية ولا تزال تؤثر بشكل كبير على كيفية أداء الفرق اليوم.
يدعم التواصل الجيد الجانب الإنساني في بيئة العمل، ويضفي أحيانًا حيوية أكثر إلى أيام العمل المجهِدة. عندما يشعر الناس برابطة أوثق مع بعضهم البعض فإن ذلك يعمل على بناء الثقة التي تشجعهم على التعاون والتواصل بصدق أكبر مع بعضهم البعض. عندما تتوافر الثقة داخل بيئة العمل فقد يكون أفراد الفريق على استعداد لتقديم يد العون لبعضهم، ويكونون أكثر استعدادا لحل مشكلة عند ظهورها.
فيما يلي بعض الطرق لبدء تعزيز تواصل فريق العمل، مع الأخذ في الاعتبار أن الناس لا يتمتعون بدرجات متساوية من الأريحية عند التحدث عن حياتهم الشخصية:
سيمُرّ فريقك بالعديد من النجاحات والإخفاقات على مدار العام. كلما كانت بيئة عملهم أكثر إيجابية، زادت قدرتهم على التغيير والاستيعاب. وكلما كانت قدرتهم أسرع على التدارك عندما يحدث خطأ ما.
إن أفضل الطرق لتعزيز الإيجابية في مكان العمل هي الخصائص والممارسات نفسها التي تبني فرق عمل ناجحة. يجب عليك احترام الاحتياجات الفردية لكل شخص وتوفير مكان صحي وملائم نفسيًا وجسديًا للعمل، فضلاً عن توفير فرص النمو والتطور وظيفيًا ومهاريًا.
يريد الجميع أن يشعروا بأن عملهم مهم وأنهم موضع تقدير. بشكل عام، كلما كان الاعتراف بالمجهود أكثر صدقًا وتكرارًا، كلما شعر الشخص بمزيد من المشاركة والحماس تجاه وظيفته.
على الرغم من وجود العديد من الطرق لتقدير الفرد - جائزة أو مال أو ترقية - إلا أن الإعراب السريع عن الشكر خلال اجتماع المتابعة الأسبوعي قد يكون كافيًا. مهما فعلت، كن أصيلا لأن معظم الموظفين (64٪) يفضلون صدق التقدير على تكراره.
لذلك عند الثناء على الموظف لا تكتف بقول: "مرحبًا، كان عملاً جيدًا الأسبوع الماضي." حدد الشخص وماذا فعل وكيف أحدث عمله فرقًا أو قدم قيمةً للمنشأة.
أشرنا مسبقاً إلى الأثر السيئ الذي قد تسببه الإدارة الجزئية على فريق العمل، ووفقًا لمسح أجرته جمعية علم النفس الأمريكية، فإن الأشخاص الذين يشعرون بالإدارة الدقيقة في العمل هم أكثر توترًا من أولئك الذين يحصلون على مساحتهم، بنسبة تصل إلى 64٪ مقابل 36٪. لذا دع فريقك يكمل المهام بالمستوى المناسب من الاستقلالية.
كن الشخص الذي يشعرون بالراحة في الذهاب إليه عندما يريدون التوجيه أو الحصول على التعليقات. إذا قمت بتعيين الأشخاص المناسبين في وجود إجراءات صحيحة، فسوف ينجزون عملهم دون أن تراقبهم طوال اليوم، وإليك مكافأة جانبية: عندما تمنح الناس مزيدًا من الحرية فسوف يكون لديك المزيد من الوقت لإنجاز عملك الخاص.
تساعد المخاطرة فريقك على النمو وإيجاد حلول إبداعية للمشاكل. عندما تتاح لهم الفرصة لاختبار الأفكار والفشل، قد يجدون طريقة للقيام بشيء أفضل أو أسرع أو أقل تكلفة، حتى أنها قد تكشف عن فرص غير مستغلة. قد تُخفق بعض تجاربهم وهذا جيد أيضًا.. ما زالوا يوسعون مداركهم ويتعلمون من التجربة، وقد يكونون قادرين على تطبيق بعض هذه الدروس المستفادة على المشاريع المستقبلية، مما يزيد من فرصهم في النجاح.
على مدى السنوات العديدة الماضية، واجهت الشركات صعوبة في الحفاظ على الأشخاص ذوي المهارات المطلوبة وجذبهم. وتشير التوقعات إلى أن الأمر سيصبح أكثر صعوبة مستقبلًا، ولذلك فإن تقرير LinkedIn Workplace يظهر أن 81٪ من الشركات تعتمد على أقسام التعلم والتطوير (L&D) للحصول على المساعدة. لماذا التعلم والتطوير؟ لأن الأشخاص الذين يتعلمون بشكل أفضل يؤدون بشكل أفضل بالمثل، وهؤلاء أصحاب الأداء الأفضل يساهمون في بناء اسم هوية توظيفية أقوى لصاحب العمل، ويشاركون ما يتعلمونه مع الموظفين الآخرين، وذلك وفقًا لرأي آرييل منديز، قائد التعلم والتطوير العالمي للموارد البشرية في Rock Content.
لم يعد العمل عن بُعد مجرد حل مؤقت لإدارة الأزمات العالمية كما حدث خلال زمن جائحة كوفيد-19، ولا هو مجرد إجراء لتدليل فئة من العاملين أو للاقتصاد في الإنفاق على القوى العاملة التقليدية، واقع الحال يثبت أن العمل عن بعد وُجد ليبقى، كأحد حلول التوظيف الفعالة، والتي أصبحت أكثر ملائمة لطبيعة عدد من المهن التي لم يكن أكثرها موجوداً قبل بضعة سنوات، وكذلك لبعض المهن التي ثبت بالتجربة القاسية إمكانية أدائها من خارج مقرات ومكاتب العمل التقليدية.
غير أن وجود أفراد بعيدين فيزيائيًا عن باقي عناصر فريق العمل يخلق تحديات كبيرة كما يخلق فرصًا وحلولاً لمشاكل أخرى.
أحد أهم التحديات التي تنتظر إدارة فريق العمل البعيد جزئيًا أو كليًا هو غياب التواصل الكامل والمباشر (وجهًا لوجه)، ما يخلق مساحة لا بأس بها لحدوث سوء فهم أو ارتباك في التواصل وتبادل المعلومات. كذلك فإنه في بعض الأحيان ينتج عن سوء إدارة أفراد الفريق البعيدين أن يشعروا بعدم الاهتمام أو التقدير الكافيين، إلى جانب الهاجس الدائم بأنه يسهل استبدالهم أو الاستغناء عنهم. كل هذه الأمور ينبغي أن يقوم قائد فريق العمل بمعالجتها بشكل مدروس ومهني، فيما يلي عدد من النصائح المهمة لإدارة أفراد الفريق البعيدين بكفاءة:
قم بإنشاء قواعد مشاركة لفرقك البعيدة. كن مرنًا، ولكن ضع قواعد أساسية يجب على الجميع اتباعها. يمكن أن تشمل التوقعات ما يلي:
في ظل غياب التواصل المباشر، يمكن لوسائل التواصل المتقدمة أن تقدم بديلاً جيدًا وكافيًا لتحقيق تواصل بناء وفعال، استخدام بعض التطبيقات المتوفرة تتيح لك التراسل (مثل تطبيق Slack)، تبادل الملفات (مثل تطبيق Google Drive)، إدارة المشاريع (مثل تطبيقات Asana/Trello)، أو تطبيقات إدارة الاجتماعات عبر الفيديو (مثل تطبيقات Zoom/ MS-Teams/ Google Meet)، أو التبادل المؤقت للملفات (مثل Google Drive, Dropbox, WeTransfer)
يجب أن يشعر أفراد الفريق البعيدين بأنهم جزء فعال وحيوي من الفريق ككل، لا يختلف في أهميته عن الموظفين النظاميين الموجودين داخل مقرات الشركة، يجب أن تتجنب بث رسائل للموظفين البعيدين تفيد أنك تفضل أو تحابي الموظفين داخل المنشأة، إذ يتعين عليك -كقائد للفريق- أن تخلق حالة من التآلف والاندماج بين أفراد الفريق. تأكد من التواصل الودود مع أفراد الفريق البعيدين، تذكر تهنئتهم بمناسباتهم الشخصية والاطمئنان عليهم.
من الجيد أن يتمتع موظفوك باستقلالية في عملهم، ولكن تأكد من أنهم مسؤولون عن مهامهم ومشاريعهم. يجب أن يرتبط نجاحهم بالمقاييس التي يمكنهم التحكم فيها، ويجب عليهم الإفادة عن مدى تقدمهم في مهامهم، والعقبات التي قد تواجههم خلال الاجتماعات الفردية واجتماعات الفريق.
تمثل فروق التوقيت حاجزاً وتحدياً إضافياً عند إدارة أفراد الفريق البعيدين، وهو أمر يحتاج إلى مراعاة خاصة، واستيعاب متبادل لمسألة الفارق الزمني بين الأطراف. كذلك يجب ألا يمثل فارق التوقيت عائقاً للتواصل بين أفراد الفريق البعيدين والمقيمين.
اجعل الأمر سهلاً على نفسك (وموظفيك) وتوقف عن القلق بشأن المدخلات. لا يهم مقدار الوقت الذي يقضيه موظفوك أو ما إذا كانوا متصلين بالإنترنت لمدة 8 ساعات كل يوم - ما يهم هو أن ينجزوا عملهم. إذا كان موظفوك يحققون نتائج أعمال جيدة ويحققون الأهداف، فلا تقلق بشأن مدخلاتهم.
أنشئ مستندات توضح بالتفصيل عمليات فريقك، قم بإنشاء أدلة خطوة بخطوة يمكن لأي شخص اتباعها، يمكن أن يكون هذا مفيدًا لتأهيل الموظفين الجدد ولتخفيف الخسائر عندما يقرر الموظفون متابعة حياتهم المهنية في مكان آخر.
اجتماعات العمل هي أداة هامة لمناقشة وحل المشكلات وتعزيز الإنتاجية والفاعلية، وكونها تستهلك مساحة لا بأس بها من الوقت المخصص للعمل، فمن الضروري أن يتم إدارتها بشكل فعال وحكيم، لتحقيق الفائدة المرجوة، الاستفادة من الوقت المخصص لها بحكمة.
يجب أن يكون لديك موضوع محدد، وأفكار واضحة وسيناريو جاهز للاجتماع، يجب أن يتم اختيار المدعوين بعناية، وتقليل عددهم قدر المستطاع حتى يكون هناك مجال مناسب للاستماع ومناقشة كل الأفكار المطروحة والتفاعل من الجميع.
إن إدارة الاجتماعات بشكل تفاعلي يتم فيه مشاركة الجميع من خلال طرح الأسئلة وتلقي الإجابات يكون أكثر فاعلية في الحفاظ على التركيز والوصول إلى النتائج في وقت أقصر.
من المهم أن تكون هناك أجندة محددة وموزعة سلفاً على الأطراف المدعوة للاجتماع، بحيث لا يكون هناك مجال للاعتذار بأعمال أخرى، أو لمقاطعة وقت الاجتماع بمهام متداخلة، كما ويجب الحرص على إبقاء كافة الهواتف صامتة وعدم تلقي أية مكالمات أو رسائل طوال فترة الاجتماع.
وفقاً للبروفيسور بوب سوتون، المؤلف المشارك لكتاب "الحقائق القاسية للإدارة"، فإن قيادة الاجتماع من شخص واقف على قدميه يجعل الحضور أكثر تفاعلاً وتركيزاً، ويجعل وقت الاجتماع أقصر وأشد تكثيفاً.
كلما كان زمن الاجتماع قصيراً، كلما كانت نتائجه أفضل، حيث يحتفظ مدير الاجتماع والمدعوون بكامل تركيزهم وطاقتهم وتفاعلهم مع مادة الاجتماع، تجنب التفرع إلى مواضيع جانبية أو الاستطراد في الشرح بلا ضرورة.
لا شك أن الطبيعة البشرية تفرض بالضرورة عدم إمكانية حدوث التوافق التام والمطلق بين أفراد الفريق الواحد، وخاصة عند وجود أعضاء في الفريق يعملون عن بُعد أو يتواصلون مع باقي أعضاء الفريق بطرق غير مباشرة، حيث تزداد احتمالات نشوء حالات من سوء الفهم، أو حدوث خلل في عملية التواصل، وفي جميع الأحوال يجب أن تتم إدارة النزاعات داخل فرق العمل بكثير من الحكمة للحفاظ على تماسك الفريق، وتعزيز الاحترام والثقة المتبادلين داخل الفريق، وفيما يلي نعرض أهم أساليب التعامل مع النزاعات داخل فريق العمل:
يمكنك البدء في اكتشاف علامات بوادر الخلاف بشكل استباقي، رغم أن تلك العلامات قد تكون دقيقة للغاية وأحيانًا غير ملحوظة، إلا أنه يمكنك من خلال إدراك التفاعلات داخل فريقك مثل لغة الجسد (على سبيل المثال: تقاطع الأذرع، التوجه بعيدًا عن الشخص الذي يوجهون إليه الحديث) أو تعابير الوجه (مثل العبوس أو التحديق لأسفل) أو نبرة الصوت.
عادة ما يكون الخلاف ناتجًا عن مضايقات أو خلافات صغيرة يمكن حلها بسهولة عند معالجتها مبكرًا. ومع ذلك فإن تجاهل تلك المشكلات التي تبدو صغيرة يمكن أن يؤدي إلى تفاقمها بسرعة، ما يعوق عمل أعضاء الفريق معًا بشكل بنّاء وفعال.
إذا لاحظت وجود خلاف بين أعضاء فريقك، فمن المهم للغاية اتخاذ إجراء ومساعدة أطراف الخلاف على حله قبل أن يخرج عن نطاق السيطرة.
شجع أعضاء فريقك على المكاشفة في حال وجود ما يضايقهم، سواء بشكل عام أو كناتج لممارسات أطراف آخرين في الفريق، اطرح نفسك في بعض الأحيان كخصم محتمل عندما تستشعر حرجًا من الطرف المتضرر لتشجيعه على المصارحة وتعزيز الشفافية (مثال: من الذي ضايقك؟ هل بدر مني شيء أزعجك؟ تحدث بصراحة تامة ولا تقلق)
إذا اتضحت الصورة لديك حول وجود خلاف بين أعضاء بعينهم داخل الفريق فمن الجيد جمعهم معًا للتحدث عن المشكلة. قبل بدء المحادثة قم بتحديد القواعد الأساسية للنقاش (مثال: استخدام نبرة هادئة ولغة لائقة، عدم مقاطعة الحديث، احترام وجهات النظر المختلفة). كذلك من المهم امتصاص فورات الغضب والانفعال -إن وُجدت- قبل البدء بالحوار.
حتى لو كنت تشعر بالتعاطف، أو تتفق مع أحد الأطراف على وجه الخصوص، فمن المهم أن تبقى موضوعيًا ومحايدًا أثناء مناقشة الخلاف بين أعضاء الفريق. دورك هو مساعدة أعضاء الفريق على معالجة أسباب المشكلات والتوصل إلى حل مقبول من جميع الأطراف.
حاول أن تخصص جزءًا من الوقت لتدريب أفراد الفريق على تحييد المشاعر الشخصية أثناء العمل ولو بشكل جزئي إن كان الوقت أو الظرف غير ملائمين لمعالجة الخلاف وتسويته.
من المهم لأعضاء الفريق فهم النزاعات والشعور بالثقة بشأن حل المواقف بشكل مستقل. لتحقيق هذه الغاية، قد ترغب في الاتصال بقسم التعلم والتطوير الخاص بك لمناقشة إمكانية تقديم التدريب على مهارات إدارة النزاعات للفريق أو للمنشأة ككل، قد ترغب أيضا في استكشاف إمكانية تقديم إدارة النزاعات ككفاءة أساسية في مؤسستك بمساعدة الأفراد المناسبين. (على سبيل المثال ، قسم الموارد البشرية أو المدير المباشر).
لا شك أن إدارة فريق العمل بنجاح يعد ركيزة جوهرية من ركائز نجاح منشأتك ككل، وتحقيق ذلك يحتاج إلى مجموعة متنوعة من المهارات والتقنيات للحفاظ على تركيز الفريق وعلى المهام، إضافة إلى الفاعلية في استخدام وإدارة الموارد المتاحة لضمان الالتزام بمستوى الجودة المطلوب والمواعيد النهائية. وهو ما يستدعي بالضرورة إدراك الخطوات والاستراتيجيات المثالية لقيادة أعضاء فريقك بكفاءة، وامتلاك المهارات القيادية التي تبني وتطور وتدعم نجاح واستمرارية فرق العمل لتحقيق الأهداف الكلية للمنشآت.
