.png)
وفقًا لبحث أجرته مجموعة براندون هول، يمكن أن تؤدي تهيئة الموظف الجديد الجيدة إلى تحسين الاحتفاظ بنسبة 82٪. وفقا للنتائج التي توصلت إليها BambooHR، فإن الموظفين الذين يتمتعون بتجربة تهيئة إيجابية هم أكثر التزامًا تجاه جهة عملهم بمقدار 18 مرة.
تُعتبر تهيئة الموظف الجديد مرحلة من مراحل عملية التوظيف، والتي لا تقل أهمية عن كتابة الوصف الوظيفي أو كتابة إعلان التوظيف أو توزيعه أو حتى التحضير لمقابلة العمل ولكن، ما هي تهيئة الموظف الجديد؟ ما أهمية إعداد موظف جديد؟ وما هي الخطوات الأساسية لدمج الموظف الجديد في المنشأة؟
سنستعرض في هذا المقال تلك التفاصيل وأكثر...
تهيئة الموظف الجديد هي عملية تتضمن مجموعة منظمة من الإجراءات المصممة لدمج الموظفين الجدد في المؤسسة، والتي تتضمن مهام مثل حضور توجيه تمهيدي، والتعرف على التسلسل الهرمي للشركة وثقافتها، واستيعاب أهدافها ومبادئها، وتبدأ هذه المرحلة من لحظة إرسال عرض العمل وحتى نهاية فترة التجربة Probation Period.
يمكن أن تؤدي تهيئة الموظف إلى تسريع وقت الإنتاجية، والذي يشير إلى الوقت حتى يبدأ الموظف الجديد في المساهمة الكاملة في المنظمة، حيث أن متوسط الوقت اللازم للإنتاجية هو 28 أسبوعًا.
تهيئة الموظف الجديد هي المرحلة التي يتفاعل بها الموظف للمرة الأولى مع المنظمة مباشرة بعد مقابلة العمل، فإذا فشلت التجربة في الارتقاء إلى مستوى التوقعات، من المحتمل أن يندم موظفك على قراره بقبول عرض العمل. إذ يؤثر الانطباع السلبي الذي تتركه عملية التهيئة السيئة على تصورات الموظفين، ويمنحهم مفاهيم متحيزة عن المنشأة، وفي النهاية يجعلهم يستقيلون مبكرًا.
تعد التهيئة الفعالة ضرورية لمساعدة الموظفين الجدد على الاستقرار في وظائفهم، والتعرف على المنظمة، والتوصل إلى رؤى واضحة بشأن أهداف وظائفهم، وإقامة علاقة جيدة مع الموظفين الآخرين، ما يعني تعزيز التعاون وروح الفريق داخل المنشأة.
لا يمكن القول بأن هناك أسلوبًا وحيدًا لتهيئة الموظف الجديد، غير أن الممارسات المتبعة خلال هذه العملية تتشابه إلى حد كبير من منشأة لأخرى، غير أنه في جميع الأحوال يجب أن تمر خطة تهيئة الموظف الجديد بالمراحل التالية:
تبدأ عملية تهيئة الموظفين الجدد بعد اكتمال مرحلة التوظيف. بمجرد اختيار الموظف، ترسل إدارة الموارد البشرية بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا مع بعض المستندات الأساسية مثل خطاب عرض العمل وروابط لملء نماذج الإعداد الرقمية، ونسخة من السياسات والإجراءات، و(أو) كتيب/دليل تعريف الموظف الجديد، وكذلك إخطار الموظف بالمستندات والوثائق التي يتعين عليه إحضارها لإتمام إجراءات التوظيف.
من المهم أن يتم اتباع نهج الشفافية من خلال إعطاء الموظف الجديد لمحة وافية عن ثقافة المنظمة تساعده على إدراك ما ينبغي عليه أن يتوقعه.
بمجرد قبول الموظف للعرض، تقوم أفضل المنشآت بجدولة مكالمة سريعة لمراجعة النماذج والمزايا والسياسات وتحديد التوقعات. إن الحفاظ على انخراط الموظفين الجدد في ثقافة المؤسسة سيؤكد اختيارهم لقبول العرض، وإقامة روابط نفسية قوية مع المنشأة. هذا هو الوقت المناسب للبدء في رسم جدول أعمال توجيه الموظفين.
في الحقيقة فإن مجرد قبول الموظف لعرض العمل لا يعني بالضرورة أنه سيحضر في تاريخ الانضمام. خلال فترة الانتظار، قد يكون الموظف منفتحًا على العروض من أصحاب العمل المحتملين الآخرين أيضًا، وربما عروض مضادة من جهة عمله الحالية. لذلك فمن المهم بناء علاقة جيدة مع الموظف خلال تلك الفترة. دع الموظف يعرف أنه موضع ترحيب، ومن الجيد أيضًا التخطيط لفترة الانتظار عند تخطيط عملية التهيئة.
في اليوم الأول، يكون لدى معظم الموظفين الجدد مشاعر مختلطة. يشعرون بالقلق والسعادة والإثارة والتوتر في الوقت نفسه. لذا، فإن الواجب الأساسي لمدراء الموارد البشرية هو التأكد من أن الموظفين الجدد يشعرون بالترحيب والراحة. إن توفير الشعور بالانتماء إلى الموظفين الجدد سيجعلهم يشعرون بمزيد من الالتزام والتركيز بشكل أفضل على عملهم.
بالطبع هناك الكثير من التفاصيل والمهام التي يجب أخذها في الاعتبار فيما يخص اليوم الأول للموظف داخل المنشأة، فمثلاً:
(لتفاصيل أكثر يمكنكم تحميل نموذج متابعة برنامج التهيئة للموظف الجديد)
من الضروري التنسيق مع الأطراف ذات الصلة مثل زملاء العمل والمدراء وإخطارهم بتاريخ بدء التوظيف الجديد. وذلك لترتيب موضع عمل الموظف الجديد وتهيئة الإعدادات التقنية واللوجستية، وكذلك تنظيم اجتماعات ترحيب فردية، وتحديد موعد لجلسة توجيهية.
هناك أيضا عدد من الجهات التي ينبغي إخطارها بتعيين موظف جديد، وخاصة فريق أو إدارة تقنية المعلومات، وذلك لتهيئة الأجهزة والحسابات وبيانات الدخول الخاصة بالموظف الجديد.
تعطي جلسات التوجيه للموظف الجديد نظرة عامة على ثقافة المنشأة وأهداف الشركة. توفر هذه المرحلة للموظفين الجدد معلومات ذات صلة بالفرق داخل الشركة وعمليات الفريق وسياسات الشركة. هذا هو الوقت المناسب لتحديد الأهداف والغايات المستندة إلى الأدوار خلال الـ30/60/90 يومًا القادمة للتوضيح للموظفين الجدد ما يحتاجون إلى التركيز عليه.
عندما ينضم الموظفون الجدد إلى شركتك، قد يكونون خبراء في مجالاتهم، ولكنهم كذلك جدد في سياق منشأتك، مما يعني أنهم بحاجة إلى إرشادات حول كيفية مساهمة سلوكياتهم بشكل أفضل في الاستراتيجية التنظيمية وأي السلوكيات هي الأكثر أولوية وذات التأثير الأكبر.
ولإدارة عملية التهيئة خلال فترة التجربة[1]، يتم إعداد ما يعرف بـ: خطة 30-60-90، والتي تتضمن مسؤوليات الموظف وتوقعات المنشأة من حيث الأداء، بما في ذلك المهام الجارية التي تعد جزءًا من دور الموظف، والمشاريع الجديدة التي سيتولاها بنفسه. يتم تحديد أهداف [2]SMART بشكل متدرج لمدة 30 يومًا و60 يومًا و90 يومًا بعد اليوم الأول للموظف، بالإضافة إلى مقاييس واضحة للنجاح.
مثال: التعرف على منتجات الشركة. يمكن أن يكون مقياس النجاح هو الاطلاع على موقع الشركة الإلكتروني، واستكشاف نظام إدارة خدمة العملاء CRM لمدة ساعة يوميًا لمدة أسبوع، وقراءة عشرة مراجعات للعملاء.
على سبيل المثال، قد يكون الهدف هو التعرف على عملية مبيعات الشركة. سيكون الناتج أو مقياس النجاح هو تحديد خمس مكالمات مبيعات، ووضع قائمة بالملاحظات، ومناقشتها بعد ذلك مع المدير المباشر.
مثال على هدف 90 يومًا: يمكن أن يكون قيادة اجتماع مبيعات مع عميل مهم. يمكن أن يكون الناتج هو التماس التعليقات من أعضاء الفريق من الاجتماع وسرد ثلاثة مجالات يمكن تحسينها مستقبلاً.
يجب أن تتضمن خطة 30-60-90 يومًا سبب إنشاء الوظيفة في المقام الأول، وأن تعكس الوصف الوظيفي والتفاصيل المدرجة في إعلان الوظيفة بدقة. من المهم ألا يشعر الموظف الجديد أن الوظيفة الفعلية مختلفة عن الوظيفة التي تقدم لها، وإلا فإن النتيجة هي توظيف غير سعيد واحتمالات أكبر لعدم استمرار الموظف.
من المحتمل أن يكون لدى منشأتك بالفعل مسار لتهيئة الموظفين الجدد، وأنظمة وإجراءات مختلفة تناسب حجم منشأتك. لذلك يتعين عليك أن تسلك طرقًا جديدة ومناسبة للعمل ضمن هذه المسارات. تأكد من أنه مهما كانت خطوات المسارات التي تستخدمها، فإنك تستفيد من تهيئة الموظفين الجدد لبناء تواصل شخصي بين المدير المباشر والموظف. إن إضفاء الطابع الشخصي على عملية التهيئة وإعطاء الاهتمام للموظفين الجدد هو أساس تجربة التهيئة الناجحة التي سيهتم بها موظفوك.
تساعد قوائم المتابعة في الحفاظ على اتساق عملية تهيئة موظفيك الجدد. يمكن لأخصائي الموارد البشرية أو مدير الموظف تحديد الخيارات ورقيًا أو رقميًا على مدار عملية تهيئة الموظفين الجدد، مما يوفر منهجية واضحة ويضمن اكتمال الخطوات اللازمة بشكل منظم. (يمكنك الاطلاع على نموذج من هذه القوائم في الرابط أعلاه).
إذا كان لدى فريق التهيئة أو المدراء قائمة متابعة ولكنهم لا يستخدمونها، فمن المحتمل أن يتم نسيان العناصر أو تفويتها، وستفتقر عملية الإعداد إلى المنهجية والاتساق. لذلك من المهم أن تقوم بعمل نموذج قائمة متابعة للتهيئة (أو استخدام أي نظام رقمي آخر يسهل تتبعه) وتأكد من أن جميع الأشخاص المسؤولين عن إعداد الموظفين الجدد يستخدمونه.
من الضروري التواصل بوضوح وبشكل متكرر مع الموظفين طوال عملية التهيئة. ويجب أن يبدأ ذلك من الوقت الذي ينتظر فيها المرشح إخطار القبول، ويستمر طوال السنة الأولى الكاملة من العمل. ضع توقعات واضحة من البداية، واهتم بمتابعة التقدم في عملية التهيئة، وتأكد من وجود آلية تواصل موظف جديد للذهاب إليه مع أي استفسارات أو مخاوف.
من المهم تضفير ثقافة المنشأة وقيمها في عملية التهيئة وما بعدها. زود الموظفين الجدد بفهم قوي وأمثلة لما تعنيه هذه القيم في منشأتك حتى يتمكنوا من تبنيها وتعزيز ثقافتك التنظيمية.
عندما تتلقى تعليقات من موظفيك الجدد، يمكنك تحسين عملية التهيئة وتخصيصها لنقل ثقافة منشأتك الفريدة وقيمها ومهمتها. استخدم قياسات تهيئة الموظفين مثل معدل دوران الموظفين الجدد، والرضا عن التهيئة، ومعدل إكمال التدريب لتتبع فعالية التهيئة والكشف عن المشكلات، ومنع الفقد غير الضروري للموظفين الجدد.
من منظور صاحب العمل الكلاسيكي ربما يكون الموظف الجديد عبارة عن خانة جديدة في كشف الرواتب الشهري، في مقابل زيادة رقم جديد في مخزون الأيدي العاملة، رقم مبهم يمكن استبداله برقم آخر، وبمنتهى السهولة. غير أن الأمور لا تسير على هذا النحو حين تتمتع المنشآت بوعي كافٍ بالمشهد التنافسي داخل سوق العمل، وللتكلفة العالية لخسارة الموظفين المميزين، لتعمل بجدّ على ضمان أن تكون رحلة تهيئة الموظف الجديد جيدة وناجحة.
__________________________________________________
[1] مع مراعاة ما يسمح به قانون العمل من جواز تمديد فترة التجربة إلى 180 يوماً/ ستة أشهر.
[2] أهداف SMART: خمسة محددات أو مقاييس ينبغي مراعاتها عند تحديد الأهداف بشكل عام في أي سياق مهني، وهي أن تكون الأهداف: 1) محددة Specific، 2) قابلة للقياس Measurable، 3) قابلة للتحقيقAchievable، 4) واقعية Realistic، 5) ضمن الإطار الزمني Timely
